Soepele livegang naar Empire bij Staedion

‘Op de dag van de implementatie zat iedereen met plezier achter de pc’

Niemand in paniek, maar gewoon aan het werk in een nieuwe systeemomgeving: de livegang naar Empire verliep bijzonder soepel bij woningcorporatie Staedion. In juni 2008 ging Staedion over op het nieuwe primaire ICT-systeem ‘Empire’ van DSA Vision. Projectgroep en stuurgang wachtten in spanning af, maar het bleef stil … Staedion had nooit eerder zo’n soepele systeemimplementatie meegemaakt! Het geheim: draagvlak creëren, een goede samenwerking en het aanstellen van kerngebruikers.

Inmiddels is Staedion bezig met Fase 2: de verdere implementatie van Empire. Hierbij gaat het om de nieuwe functionaliteiten. De selectie en de implementatie van het nieuwe systeem is begeleid door Fokke Hofman van Pentascope. Hij is programmamanager van het ‘Empire’ project.

Door de leverancier van het oude systeem, WocasX, was aangekondigd het onderhoud op WocasX af te bouwen en te beëindigen. Staedion besloot over te stappen op Empire.

In de implementatie van Empire bij Staedion wordt onderscheid gemaakt tussen fase 1 en fase 2. Fase 1 heeft betrekking op de basisimplementatie van Empire. Dat wil zeggen dat in Empire functionaliteiten ingericht en geïmplementeerd worden, waarmee de inrichting zoals in WocasX wordt afgedekt. Fase 2 betreft de verdere implementatie van nieuwe functionaliteiten en processen met Empire en aanpalende systemen, zoals implementatie van een Klantenservice, implementatie van klantportalen (mijnstaedion.nl), implementatie van de projectenmodule bij afdeling Ontwikkeling en implementatie van mobiele toepassingen

Positieve instelling
‘De basis is al gelegd in het selectietraject,’ vertelt Fokke Hofman. Samen met enkele medewerkers van Staedion blikt hij terug op het succes van de implementatie.  Hofman: ‘De organisatie heeft zelf gekozen voor het pakket en de leverancier. De verantwoordelijken uit de lijnorganisatie hebben we in de  ‘driver’s seat’ gezet. We hebben ze daarvoor de handvatten aangereikt en het proces begeleid om hen tot een keuze te laten komen. Daarmee is een behoorlijke betrokkenheid ontstaan.’

Marieke Peeters, procesexpert: ‘Iedereen keek naar de toekomst en had een positieve instelling. Dit is het geworden en hier gaan we voor!’   

Keuzevrijheid
Wat zijn succesfactoren in dit project? Allereerst de verantwoordelijkheid en vrijheid van keuze. Heb je zin in zo’n verandering, ben je bereid om mee te doen? Deze vragen zijn essentieel bij een implementatietraject. Als ‘nee’ zeggen geen optie is, betekent een ‘ja’ niets meer. Deze succesfactor is onderkend als één van de elf werkzame principes van implementeren in het boek ‘Implementatiekunst’. ‘Medewerkers werden gestimuleerd om echt mee te denken bij de inrichting van het systeem. Dat was nieuw voor de meesten. We moesten de mensen duidelijk maken dat ze zelf konden aangeven wat ze in het nieuwe systeem wilden hebben,’ vertellen applicatiebeheerders Annelies Jansen en André Borgeld.

Draagvlak
De juiste mensen uit de organisatie zijn vrijgemaakt, mensen die kennis hebben van de processen, kennis van het bestaande systeem, maar ook de slag kun maken naar de toekomst. De stuurgroep heeft procesexperts in huis gehaald en ook nog eens een behoorlijk budget aan vervangingscapaciteit beschikbaar gesteld. Op die manier konden de projectmedewerkers vanuit de organisatie zich in voldoende mate richten op het project.

‘Een consequentie van deze manier van werken is dat het meer tijd kost, zeker bij aanvang,’ zegt Fokke Hofman. ‘Maar uiteindelijk levert het veel op. Niet alleen een soepele livegang, maar ook zaken die minder makkelijk in geld zijn uit te drukken. Draagvlak bijvoorbeeld, en een passend en geaccepteerd systeem. Bovendien heeft de aanpak een manier van samenwerken opgeleverd waarin mensen hun verantwoordelijkheid nemen’.

Kerngebruikers
Nog een succesfactor: vanuit verschillende bedrijfsonderdelen zijn kerngebruikers aangesteld die vanuit de praktijk het systeem hebben ingericht. Zij zijn aanspreekpunt en begeleider voor de eindgebruikers. Ruim van te voren zijn de kerngebruikers met de eindgebruikers aan de slag gegaan, waardoor het systeem bij livegang niet nieuw meer was voor ze. “Een voordeel is dat de kennis in huis blijft. Mensen die het systeem hebben ingericht, werken er zelf mee en leren de collega’s met het systeem om te gaan,’ zegt Jan Hartog, manager I&A en stuurgroeplid.

‘Ook voor mijn persoonlijke ontwikkeling is het een hele vooruitgang”, zegt kerngebruiker en verhuurmakelaar Dorine Ridder. ‘Je doet ineens heel andere dingen, zoals een handleiding schrijven. Dat had ik nog nooit gedaan! Ik vind dat erg leuk, dus ik wil wel verder kijken naar mogelijkheden in fase 2.’

Kiezen voor kwaliteit
Een andere belangrijke succesfactor: de keus voor kwaliteit. Eindverantwoordelijke Arie Brussaard, directeur Financiën en Automatisering: ‘Geld en tijd zijn ondergeschikt geweest aan de kwaliteit. Zowel bij de selectie als de implementatie. Daarom is de livegang zo geruisloos gegaan.’

Teamleider Huurincasso Marcus van Engelsdorp Gastelaars: ‘In vorige projecten die ik gedaan heb, waren regie en planning in handen van de opdrachtgever. Daar werd echt niet aan getornd. Ik vond het in dit project erg positief dat bij beslissingen en keuzes kwaliteit en zorgvuldigheid voorop stonden. Kwaliteit voor tijd dus.’  

Geen paniek
Iedereen is blij met het resultaat. Ger Huisman, ten tijde van de implementatie directeur Wonen en stuurgroeplid: ‘Op de dag van de implementatie zag ik mensen met veel plezier achter de PC zitten. ‘Het is voor mij voor het eerst dat ik die rust heb aangetroffen. Dat komt omdat het traject zorgvuldig is ingezet en doordat we de mensen mee hebben laten participeren. Daar zijn we in geslaagd!’ ‘Ik was verbaasd over de livegang,” zegt Jan Hartog. “Niemand in paniek, maar gewoon aan het werk. Waar iedereen bang voor was gebeurde niet. Ook na een week bleef de chaos uit. Daar mag je als organisatie erg trots op zijn. Nu hebben we een goede basis om fase twee in te gaan en dat goed in te gaan richten.’

Wilt u meer weten over dit project of over implementeren? Neem dan contact op met Fokke Hofman 06  53 792 902 of Joos Jacobs  06 12248350

Het boek Implementatiekunst van Marcel Kuhlmann en Brigitte Hoogendoorn werkt de elf werkzame principes van implementeren uit aan de hand van praktijkvoorbeelden. Ook dit project van Staedion staat erin. Wilt u het boek Implementatiekunst bestellen? Dan kan op onze site.

Met dank aan: Arie Brussaard, Ger Huisman, Jan Hartog, Marieke Peeters, Marcus van Engelsdorp Gastelaars, André Borgeld, Annelies Jansen, Dorine Ridder, Femke Debets, Fokke Hofman en Harold Marsman