‘Een heel verfrissende aanpak’

Management Developmenttraject bij gemeente Coevorden

De gemeente Coevorden maakte de afgelopen jaren enkele veranderingen door. Er werd een nieuwe besturingsfilosofie geformuleerd en er werden nieuwe teamleiders benoemd. Een groot aantal van hen beschikte over weinig leidinggevende ervaring. Pentascope begeleidde de gemeente het afgelopen jaar met een Management Developmenttraject. Het resultaat: meer kennis en inzicht, meer openheid en meer samenwerking binnen de organisatie.

Joldert de Vries, teamleider P&O: ‘In 2011 verhuizen we naar een nieuw gemeentekantoor. Maar ook binnen de organisatie kozen we voor vernieuwing. Dingen overkwamen ons teveel. We startten in 2008 met een clustering van loketten en wilden meer vraaggestuurd werken. We formuleerden onze veranderdoelen en legden dit samen met onze kernwaarden vast in onze bedrijfs- en besturingsfilosofie. Een uitwerking van de verandering was de introductie van de nieuwe functie van teamleider. Bijna alle teamleiders zijn intern geworven.’ Gemeente Coevorden vroeg Pentascope om parallel aan de ontwikkelingen de teamleiders in positie te brengen. En om de implementatie van de kernwaarden te begeleiden. Joldert de Vries: ‘Na de aanstelling van de teamleiders hebben we eerst een jaar zelf gedraaid en in tussentijd gewerkt aan de invulling van een Management Developmenttraject . De uitvoering van het traject werd ondersteund door Pentascope.’

Oprechte betrokkenheid

Waarom koos Coevorden voor Pentascope? Joldert de Vries: ‘We hadden nog nooit van Pentascope gehoord. Maar er was meteen een klik. Pentascope heeft een verfrissende aanpak – ze laten je zelf leren en het zelf inzien.’ Martin Broers, gemeentesecretaris: ‘Pentascope had zich enorm verdiept in de opdracht en daarmee in onze organisatie. Beide trainers gaven al bij hun eerste kennismaking blijk van oprechte betrokkenheid en bleken in hun onderlinge samenwerking goed op elkaar ingespeeld.’

Afspraak is afspraak

In 2009 startte het MD-traject. Teamleiders en MT werkten in modules over personeelsmanagement, verandermanagement en leidinggeven. Er vond onder meer intervisie plaats, er waren individuele gesprekken, werkdagen en workshops. Joldert de Vries: ‘Het bleek een voordeel te zijn dat teamleiders de praktijk al een tijdje ervaren hadden. Zo wisten we heel goed waar de knelpunten zaten.’

Koen Weber en Mariken Ligtvoet, Pentascopeconsultants, begeleidden het traject. Allereerst kwamen de geformuleerde kernwaarden aan bod: kwaliteit, klantgerichtheid en ‘afspraak is afspraak’. Koen Weber: ‘De bestaande communicatiepatronen legden we langs de kernwaarden. Tijdens workshops en intervisiesessies merkten we dat de deelnemers het snel oppakten: ze liepen daarna steeds vaker ook spontaan bij elkaar binnen. De afdelingsmanagers merkten dat teammanagers vaker kritische vragen stelden en moesten daar een weg in zien te vinden.’

Praktijkcasussen

Koen: ‘Tijdens het MD-traject werkten we met casussen uit de praktijk, uit het hier-en-nu. Zowel inhoudelijk – hoe gaan we om met de systemen binnen onze gemeente? - als op het gebied van vaardigheden’.

Teamleider Annet Boon heeft de training als zeer praktisch ervaren. ‘Er zaten veel eyeopeners in, bijvoorbeeld over mijn gedrag en de reacties van anderen daarop. Maar ook heb ik veel aanwijzingen gehad over het werken als leidinggevende. Hoe maak ik een teamplan, hoe maak ik individuele werkplannen. Mensen uit mijn team merkten het meteen als ik terugkwam van een trainingsdag: “Je hebt zeker weer een MD-dag gehad,” zeiden ze dan.’

Veilige sfeer

Annita Haken, manager Publiekservice: ‘Ik vond het erg prettig hoe flexibel Koen en Mariken insprongen op wat de groep nodig had. Ze stonden voortdurend open voor feedback. Tijdens een sessie met directie, management en teamleiders wisten ze een heel veilige sfeer te creëren, maar tegelijkertijd te confronteren. Erg knap. Dit is een voorwaarde voor echt kunnen leren.’ Joldert de Vries: ‘Eigen verantwoordelijkheid vinden we belangrijk. Maar als je zelf als teamleider zit te wachten op instructies, dan gaan je medewerkers dat ook doen. Koen en Mariken lieten soms dingen gebeuren om ons bewust te maken van onze afwachtende houding. Heel leerzaam.’

Assessment

Ook persoonlijke ontwikkeling kwam aan bod. Tijdens een plenaire sessie met directie, teamleiders en MT ontdekten medewerkers wat hun dominante kleur was binnen het Insights-kleurenprofiel, een model met vier kwadranten die mensen en hun voorkeursstijlen tot uitdrukking brengen. Joldert: ‘Dit was een eyeopener: wat zegt een kleur over mij? Wat is een typisch rode of blauwe aanpak, en hoe kan ik daar gebruik van maken?’ Alle deelnemers aan het traject kregen een assessment. Ook dat werd gekoppeld aan de dominante kleur uit het Insightsprofiel.

Winst

Wat zijn de resultaten? Joldert de Vries: ‘We zijn enorm naar elkaar toegegroeid. Het is een wereld van verschil: iedereen weet wat zijn belangrijkste aandachtspunten zijn en wat hij wil bereiken. We hebben meer inzicht en meer kennis.’ Martin Broers, gemeentesecretaris: ‘Beide trainers konden zich volledig identificeren met de basiswaarden en uitgangspunten van onze besturingsfilosofie. Mede hierdoor heeft hun inzet bij het MD-traject een versterking van het managementcollectief opgeleverd’.

Annita Haken, manager publiekservice: ‘De teamleiders hebben zich ontwikkeld en de samenwerking is gegroeid. Ik zie dit echt als winst. Onze medewerkers zijn bescheiden. Dankzij de training zijn mensen steeds opener geworden, vrijer ook.’ Teamleider Annet Boon: Ik was erg sceptisch aan het begin van het traject. We zaten middenin een reorganisatie en ik vroeg me af of we dit wel zo zwaar moesten insteken. Maar ik vind het meer dan de moeite waard geweest.’

Lees ook onze case beschrijving over het MD Traject gemeente Coevorden.