‘Bruggen bouwen tussen verschillende afdelingen’

Project Mobile IP Backbone 10G bij KPN

Een goede dienstverlening aan de klant: dat staat bij KPN voorop. En dus is een capaciteit van 1 Gigabyte voor dataverkeer niet meer van deze tijd. Het project Mobile IP Backbone 10G heeft de capaciteit in twee jaar tijd vergroot naar 10 Gigabyte. Een afdelingsoverstijgend project, waarbij een echte bruggenbouwer nodig was. Dave Franken, manager Programs bij KPN, en Pentascopeconsultant Hanno Bos vertellen over hun ervaringen.

De opmars van smartphones en het gebruik van app’s vragen om een steeds grotere capaciteit van de Mobile IP Backbone, de ‘ruggengraat’ van de mobiele dienstverlening van KPN. Deze Backbone had begin 2009 nog een capaciteit van 1 Gigabyte. Veel te weinig voor het toenemende dataverkeer en de verwachte innovaties van mobiele datadiensten. Hanno Bos, Pentascope: ‘Spraak is anders dan data. Mensen gebruiken hun mobiele telefoon steeds vaker om te internetten, en dat vraagt een heel andere intensiteit. Denk maar aan het navigatiesysteem op een smartphone: tijdens het rijden zoekt de telefoon voortdurend verbinding met internet.’

Schakelen tussen afdelingen

Omdat KPN garant wil blijven staan voor een goede dienstverlening besloot het bedrijf de capaciteit van de Mobile IP Backbone uit te breiden van 1 naar 10 Gigabyte. Hanno Bos: ‘We begonnen hiermee in februari 2009 en september 2010 waren we klaar.’ Bijzonder was, dat het project werd geleid vanuit Capacity. ‘Normaliter is dit een project voor Innovatie. Maar men was op zoek naar iemand die dit overall kon managen. Dit project oversteeg namelijk verscheidene afdelingen.’ Voor KPN was het prettig dat Hanno Bos vanaf 1999 bekend is bij het bedrijf. Hij leidde naast dit project afgelopen twee jaar projecten als Koper is goud (verbetering kopernetwerk), transitie contractors 2010 (werkpakketten, bedrijfsmiddelen en medewerkers overgedragen aan de partner) en digitaal inmeten. Hanno Bos: ‘Ik heb verschillende projecten begeleid bij KPN. Met veel passie en plezier. Breed bezig zijn, realiseren van complexe implementatieprojecten, draagvlak en commitment krijgen én behouden tussen projectteams, stakeholders en organisatieonderdelen: die rol past bij mij.’

Wij-gevoel versterken

Het behouden van draagvlak en commitment was zeker nodig tijdens het project. Hanno: ‘Je praat over allerlei belangen, maar ik hield alle afdelingen steeds voor: “We moeten het met elkaar doen. Het gaat erom samen de bestemming te bereiken.” Of het nu gaat om de architectuur, het beschrijven van de processen, het bouwen, het testen of de migratie : alle afdelingen zijn nodig om zoiets groots voor elkaar te krijgen. Soms ontstaat er dan een hokjesgeest. Natuurlijk waren er af en toe spanningen, maar ik zorgde ervoor dat we die direct respectvol bespraken. Of ik escaleerde de kwestie naar het management. Ik wilde de voortgang erin houden, het wij-gevoel versterken.’ Dave Franken, manager Programs: ‘Als je met meerdere afdelingen werkt, heb je te maken met meerdere afdelingsdoelstellingen. Dat is logisch. Het maakt het werken soms complex, het kost meer tijd om dingen goed geregeld te krijgen. Maar het is toch gelukt om een goed netwerk neer te zetten. Alles verliep prima volgens planning.’

Acceptatiecriteria

Hanno: ‘Wat heel goed heeft geholpen, is de lijst met acceptatiecriteria die door Performance was opgesteld: een checklist die als leidraad fungeert. Zo wordt duidelijk of alles voor een project goed is ingericht: de processen, de gegevens, de systemen en de organisatie.’ Dave Franken: ‘De lijst met acceptatiecriteria bevat alle ondersteunende systemen, de onderlinge afspraken tussen domeinen en alle andere zaken die ingeregeld moeten zijn. De lijst doorloop je stap voor stap. Zo is het leveringsproces, serviceproces en het capaciteitsproces goed geregeld en houd je ook rekening met commerciële beloften. Nieuwere diensten als digitale tv zijn mooi, maar je moet het wel kunnen waarmaken. Een paar dagen zonder internet of telefoon, dat accepteert de klant nog wel. Maar een dag zonder tv, dat is ondenkbaar.’

Ingesleten patronen

Dave Franken is sinds maart 2011 werkzaam als Manager Programs en heeft de beginfase van Mobile IP Backbone 10G dus niet meegemaakt. Op de korte periode waarin Dave met Hanno heeft samengewerkt, kijkt hij echter met plezier terug: ‘De afdeling Programs is nieuw opgezet. Hanno was voor mij een uitstekende sparring partner bij de inrichting van de afdeling. Hanno heeft veel kennis van het werkveld en kon me alles vertellen over projectmanagement. We hebben zeer positieve gesprekken gehad. Ik vind het sowieso prettig om met externen te werken, zij nemen kennis mee vanuit andere organisaties. In je eigen bedrijf kunnen ingesleten patronen ontstaan, waar externen je op kunnen wijzen.’ Ook weet Dave Hanno als persoon bijzonder te waarderen. ‘Hanno communiceert heel open. Daar houd ik van. Hij is als een kristallen bol, zo helder.’ Hanno: ‘Ik heb geen dubbele agenda’s.’

Goede open sfeer

Het resultaat van Mobile IP Backbone 10G: de planning is gehaald; de capaciteit van 10 Gigabyte is een feit. Ook zijn er diverse besparingen doorgevoerd, bijvoorbeeld bij de aanschaf van de apparatuur en de inhuur van testcentra. Dave Franken: ‘We zijn ruim binnen het budget gebleven.’ Het project kon vooral zo succesvol worden door het versterken van de kracht van de projectmanager als mens. Oude tegenstellingen zijn binnen dit project overbrugd. Dat kon alleen doordat de basis voor samenwerking er was en er een goede open sfeer was binnen het project. Hanno Bos: ‘Het is mooi om mensen te laten samenwerken en om bruggen te bouwen tussen verschillende afdelingen.’