‘Investering in medewerkers leidt tot meer samenwerking en vertrouwen’

Visietraject ICT gemeente Zwolle

Eind 2009 vertrok het sectiehoofd ICT bij de gemeente Zwolle. De vacature moest snel opgevuld worden. Daarom werd gekozen voor een tijdelijke externe kracht. Pentascopeconsultant Rick van Caubergh ging samen met de beheerders van de afdeling aan de slag. Het resultaat: structuur binnen de sectie, meer samenwerking en een duidelijke visie op de ICT-infrastructuur. Een gesprek met Rick van Caubergh en Yvonne Wolf (gemeente Zwolle).

Het was onrustig bij de sectie ICT-beheer van de afdeling Informatie van de gemeente Zwolle. Mensen wisten niet waar ze aan toe waren – vooral als het ging om de werkzaamheden en verantwoordelijkheden. In september 2009 kwam de sectie zonder manager te zitten. Als interim sectiehoofd huurde de gemeente Pentascopeconsultant Rick van Caubergh in. Zijn taak werd vooral het wegnemen van de onrust, de coördinatie op de techniek versterken en meedenken bij het ontwikkelen van een toekomstvisie. De samenwerking moest weer op gang gebracht worden.

‘Achterstallig onderhoud’

Yvonne Wolf, waarnemend afdelingshoofd gemeente Zwolle: ‘We zochten een externe kandidaat. Een echte peoplemanager. Pentascope kenden we al, we hebben meer met ze samengewerkt en dat beviel erg goed. Rick kwam binnen op een moment van grote onrust. Een paar medewerkers hadden geen beoordelingsgesprek gehad en we zaten middenin een ambitieus opgezet project om de pc’s te vervangen. Dit project verliep moeizaam. Er was behoefte aan rust en duidelijkheid. Mensen wilden weer duidelijke leiding.’ Rick van Caubergh: ‘Er was “achterstallig onderhoud” op de toekomstvisie en de rol van de mensen daarin. Mensen wisten niet waar ze aan toe waren.’

Visie

Eind 2009 gingen Yvonne en Rick aan de slag. Rick van Caubergh voerde beoordelingsgesprekken en begon met het maken van resultaatafspraken. Er waren tekorten in de formatie, er was behoefte aan duidelijkheid over de taakverdeling. Yvonne Wolf: ‘We bekeken eens goed wie verantwoordelijk was voor welke taak. En ook keken we naar de manier waarop het werk werd gedaan. Mensen werden weer aangesproken op hun gedrag.’ Daarnaast was een visie op de ICT-infrastructuur noodzakelijk. Yvonne Wolf: ‘De voorgaande jaren waren verouderde pc’s weliswaar vervangen, maar er was geen duidelijk beleid. Er waren geen risico’s in kaart gebracht, er was onvoldoende nagedacht over draadloos internet. We wilden een integrale visie binnen de hele organisatie.’

‘Je mag er zijn’

Samen met de beheerders maakte de afdeling een plan. De ICT-visie werd voorjaar 2010 in het directieoverleg gepresenteerd. Yvonne Wolf: ‘De directie was erg te spreken over de presentatie. De visie sluit aan bij onze kernwaarde klantgerichtheid. De financiële middelen zijn er om deze plannen uit te gaan voeren. We hebben hier samen aan getrokken, ik ben er erg blij mee.’ Ook op de werkvloer is het vertrouwen terug. ‘De beheergroep is opener en toegankelijker geworden. Er wordt veel meer meegedacht met de klant. Het beheer beseft nu dat de organisatie vertrouwen in hen heeft – ze mogen er zijn.’ Deze nieuwe manier van werken sluit mooi aan bij het Investor in People-certificaat dat de gemeente Zwolle al in 2007 kreeg uitgereikt. Het is een certificaat dat wordt uitgereikt aan werkgevers die serieus werk maken van de ontwikkeling van hun medewerkers. Ook de komende drie jaar mag de gemeente Zwolle zich ‘Investor in People’ blijven noemen.

De Nieuwe Ambtenaar

Yvonne Wolf: ‘Naast dit alles zijn we in Zwolle bezig met het project De Nieuwe Ambtenaar. Mensen worden hierin op hun resultaten aangesproken, zijn zelf verantwoordelijk. We gaan steeds meer toe naar Het Nieuwe Werken, tijd- en plaatsonafhankelijk je werk doen. Ook dit heeft uiteraard veel ICT-consequenties. HNW kun je namelijk alleen doen als je overal bij je documenten kunt. We gaan dit de komende tijd verder uitwerken.’ Rick van Caubergh: ‘Er is weer rust op de werkvloer. Een investering in je medewerkers leidt tot meer samenwerking en vertrouwen. En dat maakt ook de omslag naar klantdenken veel gemakkelijker.’