Visitatie en toetsing koersplan inéén
Woonbedrijf kiest voor unieke aanpak
De vierjaarlijkse visitatie kun je zien als een verplichting. Maar ook als een kans om kritisch naar jezelf te kijken en plannen te maken voor de toekomst. Woonbedrijf koos voor de tweede variant. Een bijzondere variant, want de visitatie werd gecombineerd met een toetsing van het nieuwe Koersplan. In gesprek met Wilbert van Bakel, bestuurssecretaris bij Woonbedrijf, en Germa Reivers, Pentascopeconsultant.
Wilbert van Bakel: ‘Begin 2010 kwam ons vernieuwde Koersplan gereed. Natuurlijk kun je zo’n Koersplan tevreden in de kast leggen, maar we waren erg benieuwd naar de mening van de buitenwereld. Wat merken anderen van onze koers? Wat vinden ze ervan? We wilden graag een nulmeting van het Koersplan.’ Omdat het ook tijd werd voor de vierjaarlijkse visitatie, opperde Wilbert het idee de visitatie te combineren met een toetsing van het Koersplan. Hij legde het plan voor aan het Bestuur en de Raad van Commissarissen. Wilbert van Bakel: ‘Ik ben een groot voorstander van een lerende aanpak. Een aanpak die wij sinds vorig jaar toepassen tijdens onze districtsbezoeken is de dialoogvorm: onze medewerkers gaan daarin met elkaar het gesprek aan over prestaties, ambities en doelen. Deze dialoog met de districten is erg waardevol. Het leek ons een goed plan om op deze manier ook de dialoog aan te gaan met onze klanten en stakeholders.’
Getoetst zelfbeeld
Besloten werd, de visitatie te combineren met verschillende dialogen en de toetsing van het koersplan. Vanzelfsprekend voerde Pentascope de visitatie niet uit – wij zijn al betrokken bij Woonbedrijf en voor een visitatie is een onafhankelijke partij nodig. Daarom werd voor de visitatie het bureau Raeflex uitgenodigd. Samen met Raeflex en Pentascope ging Woonbedrijf vervolgens de dialogen in. Germa Reivers, Pentascopeconsultant, begeleidde deze dialogen. Allereerst intern, met het management en de medewerkers. Wilbert van Bakel: ‘Alleen dat was al winst. Collega’s uit verschillende disciplines zaten bij elkaar: gebiedbeheerders, klantbeheerders, vastgoedmensen. Dit gaf verbinding, mensen leerden van elkaar.’ Germa Reivers: ‘Er waren drie uitgangspunten: het klantgericht werken, de gebiedsgerichte aanpak en maatschappelijke waarde creëren. Eerst bekeken we intern of dit het beeld was dat Woonbedrijf naar buiten wilde brengen. Stap twee was de dialoog aangaan met externen.’ Wilbert: ‘Germa zorgde dat iedereen aan bod kwam: van buurtbeheerder tot portfolioadviseur. Dat deed ze fantastisch. In twee sessies met twintig collega’s hadden we een getoetst zelfbeeld.’
Pakjesavond
Najaar 2010 hield Woonbedrijf de dialogen met belanghouders. Drie in de districten, twee op bestuurlijk niveau. De dialogen waren thematisch gegroepeerd: ze gingen bijvoorbeeld over leefbaarheid of wijkvernieuwing. Bestuurders van gemeenten, GGZ-instellingen, scholen, maar ook huurders waren uitgenodigd om mee te praten over het beeld dat Woonbedrijf naar buiten brengt. Wilbert: ‘De dialogen kostten energie, maar leverden ook veel op. Het leek wel pakjesavond: er ontstond van alles. Wij kregen advies en feedback. Maar ook de belanghouders wisselden telefoonnummers uit, brachten elkaar op ideeën en maakten vervolgafspraken.’ Ook hierin was de rol van Germa als begeleider cruciaal. Wilbert: ‘Ik merkte aanvankelijk dat ik in de overtuigingsmodus ging zitten als ik dingen hoorde waar ik niet blij mee was. Maar al snel kreeg ik een luisterende houding. En dat leverde veel meer op. Een van de mooiste complimenten die we kregen, was juist dat we ons kwetsbaar op durfden stellen.’
Dialogen als versneller
Uit de dialogen kwamen twee rapporten voort: het visitatierapport en de toetsing van het Koersplan. In een slotdialoog, geleid door Joos Jacobs van Pentascope, keken management, OR en RvC naar de betekenis van beide rapporten. Wilbert van Bakel: ‘We hebben beide rapporten waarderend onderzocht: wat zijn nou de pareltjes, en hoe komt het dat dit pareltjes zijn?’ Uit de toetsing blijkt dat de buurtgerichte aanpak van Woonbedrijf enorm wordt gewaardeerd. Verbeterpunten zijn de bescheidenheid in de organisatie: veel belanghouders noemden Woonbedrijf als een grote partij met veel kennis en kunde in huis – dit zou nog breder kunnen worden ingezet ten behoeve van de samenleving. ‘We mogen best meer zichtbaar zijn in de stad Eindhoven en omgeving. Dat is een van de conclusies van de externe toetsing,’ vertelt Wilbert. ’Het mooie is echter, dat onze betrokkenheid bij de stad tijdens de dialogen al is gestart. Het is een natuurlijk proces, de dialogen hebben als versneller gewerkt.’
Terug- en vooruitkijken
‘Voordeel van de combinatie van beide processen is dat je vanuit de prestaties in de afgelopen jaren, dat waar de visitatie naar kijkt, in een “natuurlijke beweging“ een doorkijk maakt naar de toekomst. Hierbij verbind je dat wat je dagelijks doet met de voornemens die je hebt voor de komende jaren.’
Op Youtube staat een filmpje over de toetsing van het Koersplan bij Woonbedrijf: http://www.youtube.com/watch?v=_E-VvF48uaM