Processen die stromen

Aan de ‘harde’ kant van implementeren draait het om het creëren van heldere ideaalbeelden: met welke ‘ideale’ werkwijze bereiken we het meest effectief onze doelen en hoe meten we de prestaties? Wat is ieders rol in het geheel? Welke structuren creëren eigenaarschap? Hoe ondersteunen de systemen de procesgang? Hoe organiseren we het continu verbeteren? In de praktijk ligt deze wijsheid vaak vast in gedetailleerde handboeken. Maar er gaapt een kloof met de teams die het in de dagelijkse praktijk moeten waarmaken. De ideaalbeelden over processen, systemen en structuren met de teams ontwerpen en tot leven brengen is onze expertise.

Beproefde aanpakken

Procesoptmalisatie: Procesflow – Flowmatig processen (her)ontwerpen

Als processen beter moeten, brengen we de mensen die samen het proces uitvoeren bij elkaar. In vijf brownpaper sessies analyseren we de bestaande praktijk en herontwerpen we samen met de betrokkenen – interactief en in een positieve flow – uw processen. Op basis van de uitgangspunten van LEANmanagement en de Pentascope verandervisie. Wij mobiliseren uw kennis, kunde en ervaring, begeleiden het proces en dagen u met onze frisse blik uit om zaken fundamenteel anders te gaan doen. We blijven jullie ook na de introductie van de nieuwe processen begeleiden totdat de nieuwe werkwijze een gewoonte is – zie Interplay.

Ketensamenwerking: Ketenflow – Ketenprocessen laten stromen

Waar in de afdelings- of organisatieoverstijgende ketens de aansluiting hapert, brengen we de mensen die het samen moeten doen bij elkaar. We starten met een cocreatie sessie waarin we een gedeelde veranderredenering ontwikkelen. Een gezamenlijke analyse van bestaande knelpunten en aansprekende ambities vormt hiervoor de basis. Nadat de veranderredering glashelder is en 100% gedragen wordt, herontwerpen we in vijf brownpapersessies samen met de betrokkenen uit de hele procesketen – interactief en in positieve flow – uw ketenprocessen. Op basis van de uitgangspunten van LEANmanagement en de Pentascope verandervisie. De focus ligt op gezamenlijk het best werkende resultaat over de gehele proces-flow te bereiken. We blijven u ook na de introductie van het nieuwe ketenproces begeleiden totdat de nieuwe werkwijzen een gewoonte is geworden – zie Interplay.

Continu verbeteren: Interplay – Krachtig verbeteren in teams

Intrinsieke motivatie is de brandstof van continu verbeteren. In drie teamsessies begeleiden we het team middels een op LEAN gebaseerde verbetercyclus om zelf verbeterdoelen te formuleren en zelf te bepalen hoe die als team te bereiken. De crux is: elkaar stimuleren en mobiliseren om de onderlinge afspraken waar te maken. De unieke Pentascope Interplay App speelt daarin een sleutelrol: continu verbeteren is dan weer leuk, stimulerend en transparant.

Systeemimplementatie: Fit In – Ingepaste ERP/CRM systemen

Essentieel bij nieuwe ICT systemen is het inpassen in de bestaande processen en handelingen van de mensen die er mee werken. Wij zien dat dit inpassen vaak te weinig aandacht krijgt. Als de informatiesystemen onvoldoende de bedrijfsprocessen ondersteunen, brengen we in kort tijdsbestek met keyplayers uit de business en de ICT organisatie mogelijke verbeteringen in kaart en maken we een plan. in drie tot vijf sessies wordt helder wat nodig is om de informatievoorziening cq. de informatiesystemen goed passend te krijgen. Passend bij de strategische doelstellingen en goed werkend ingepast in uw organisatie. Resultaat is een helder en gedragen stappenplan om er voor te zorgen dat informatiesystemen echt bij gaan dragen. Met bijzondere aandacht voor procesmanagement en (functioneel) beheer, het gebruik van de systemen en hoe de samenwerking tussen ICT organisatie en lijnmanagement hierin ondersteunt.

Reorganisatie: H2/Heldere hark – Structuren die eigenaarschap geven

Als de organisatiestructuur wringt, brengen we in drie tot vijf brownpapersessies de IST situatie en de SOLL opties in kaart. In de eerste sessie formuleren we gezamenlijk de doelstellingen en de voor- en nadelen van de IST situatie. In de tweede sessie cocreëren we een aantal alternatieven en beoordelen we de bijbehorende voor- en nadelen. In de derde sessie proberen we tot een helder en gedragen besluit te komen waarbij we in de vierde sessie een implementatieplan opstellen. Het resultaat: niet alleen heldere (formele) verantwoordelijkheden maar tevens (informeel) eigenaarschap: er voor staan.

Verantwoording en transparantie: Feiten en beelden

Weten waar je staat is essentieel om te weten waar je heen wilt. Pentascope gebruikt analyse- en dialoogtechnieken om tot solide (kwaliteits)audits te komen die worden gedragen door de betrokkenen en een basis leggen voor verbetering. Wij zijn één van de vier bureaus die in Nederland maatschappelijke visitaties mogen uitvoeren bij woningcorporaties. Onze ervaring in geavanceerde audittechnieken zetten wij ook in bij kwaliteitsaudits, onder meer in de langdurige zorg.

Maatschappelijke visitaties

Maatschappelijke visitaties geven een (gestructureerde) beoordeling over het maatschappelijk presteren van de individuele corporatie. Pentascope voert deze visitaties uit en is daarvoor geaccrediteerd door de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN). Een visitatie moet u inzicht geven in uw maatschappelijke prestaties. Daarom krijgt u van ons een helder en overzichtelijk rapport volgens de richtlijnen van SVWN.