Een nieuwe baan, welkom bij onze organisatie!

Image
Jonneke Jorissen

Ik ben net begonnen aan mijn nieuwe baan, vandaag is mijn eerste dag. Ik voel een gezonde spanning opkomen, ik heb er zin in. Ik heb mijn best gedaan om aangenomen te worden en nu is het zover. Kom maar op met die topbaan!

“Welkom! Hi! Wat leuk je te zien. Ik mag je vandaag wegwijs maken in ons bedrijf. Loop even mee, dan stel ik je vast voor aan wat collega’s.”

Image module

Duizelen

Een half uur, vijftig handen, namen en gezichten later zit ik weer op mijn plek. Het begint me een beetje te duizelen. Allemaal zelfverzekerde mensen, ze noemen functietitel, projectteams, grote klussen. En zelf stamel ik een beetje, ik weet het eigenlijk nog niet. Veel verder dan de vacaturetitel kom ik niet. Maar dat zal vanzelf wel komen, eerst maar eens aan de slag.

 

Welkomstmail

“Hier heb je de informatie die je nodig hebt om van start te gaan. Ik ga je even alleen laten, dan kun je je inloggen en je welkomstmail lezen. Als je vragen hebt dan zit ik daar!”

Ik staar naar het velletje papier dat voor me ligt, nieuwe termen, onbekende afkortingen en ingewikkelde inlogprocedures staren terug. OK, stap voor stap. Gelukt! Ik open mijn nieuwe mailbox. Er staan al een paar mailtjes voor me klaar, waaronder een met de titel “Welkom”.

 

“Beste nieuwe medewerker,

Hartelijke welkom!

Om het starten in onze organisatie zo prettig mogelijk te maken zijn wat documenten toegevoegd om je snel op weg te helpen:

  1. Algemeen inwerkprogramma
  2. Toelichting op de homepage
  3. Corporate story en achtergrondinformatie
  4. Handleiding ICT omgeving
  5. Handleiding thuis inloggen
  6. Handleiding printer
  7. Hoe maak ik een e-mail handtekening?
  8. Gedragscode medewerkers

 

Ik wens je een fijne eerste dag toe!

Hartelijke groet,

HR-manager”

 

Checklist inwerkprogramma

Slik. Ok, stap voor stap maar weer, dit moet me lukken. Ik open het eerste document, het is een checklist met dingen die horen bij het “Algemeen inwerkprogramma”; de checklist is vier pagina’s lang. Vier pagina’s met af te vinken acties. Maar, staat bemoedigend boven de lijst: “Veel staat in ABC!” Wat de ABC is, en waar ik die kan vinden staat er dan weer niet bij… En zo werk ik me door alle negen documenten heen. Om 4 uur zie ik sterretjes. Ik twijfel aan mezelf, het is toch niet te hoog gegrepen, deze nieuwe baan? Ik kan dit toch wel? Wat zullen ze wel niet van me vinden?

Herkenbaar?

 

De valkuil van te snel in willen werken

Het starten van een nieuwe baan of klus vind ik spannend. Leuk, maar spannend. Allemaal nieuwe gezichten, nieuwe procedures en (on)geschreven regels. En ook een druk om te presenteren, om het beste van mezelf te laten zien. Een organisatie zet niet voor niets een vacature uit; ze ervaren een probleem. Ze hebben namelijk een gebrek aan capaciteit, energie en impact of daadkracht. Dat probleem wil ik als nieuwe medewerker natuurlijk graag voor ze oplossen, daar word ik voor aangenomen of ingehuurd. Maar wat veel organisaties zich niet voldoende realiseren is dat het aannemen en inwerken van een nieuwe medewerker veel tijd, energie en dus productiviteit kost. Een nieuwe medewerker moet worden begeleid naar het zo snel mogelijk oplossen van het probleem van te weinig capaciteit, zonder dat dit te veel uren aan begeleiding kost. Veel organisaties lossen dit op door meer regels en vaste procedures, dan worden mails verstuurd zoals die hierboven.

 

Stap voor stap i.p.v. alles in een keer

Het ondersteunen van de basisbehoeftes van je medewerkers kan ervoor zorgen dat ze blij en productief zijn. Volgens de ‘Self-Determination Theory’ zijn deze basisbehoeften: autonomie, competentie en verbondenheid. Iedereen – en dus ook nieuwe medewerkers – heeft de behoefte om zich autonoom te voelen en ook om te weten dat ze competent zijn in wat ze doen. Dit betekent dat je ze de ruimte geeft om eigen keuzes te maken binnen een kader dat ze kennen en kunnen overzien. Als je net bent begonnen met een nieuwe baan is het kader dat je kunt overzien nog klein, maar het groeit met de dag. Je zou dus als organisatie kunnen overwegen om niet een hele bult informatie in een keer te geven en het starten van een nieuwe medewerker te zien als een statisch startpunt, maar om het starten te zien als een beweging, de medewerker groeit in zijn baan en heeft daardoor steeds nieuwe informatie nodig. De eerste dag is dat eigenlijk maar een klein beetje. Maar de tweede week al veel meer. Bij Pentascope denken we nu voor een klant na over het faseren van de aangeboden informatie tijdens de startperiode. Dat kost wat meer tijd, maar levert veel energie en een blijere nieuwe medewerker op die zich gezien voelt in zijn behoefte. En je gezien voelen in je behoefte is een grote contributie voor je verbonden voelen met de organisatie, de derde basisbehoefte.

 

Empatisch (in)werken

Het kan wel, je (nieuwe) medewerkers ondersteunen in hun behoeftes en zo blijere en dus productievere medewerkers hebben. Dit betekent alleen wel dat je je met veel empathie moet verplaatsen in de situatie van de medewerker. Nieuwsgierig zijn naar wat de ander nodig heeft om zich autonoom, competent en verbonden te voelen in de organisatie. En daar vervolgens op acteren.

 

 

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

div#stuning-header .dfd-stuning-header-bg-container {background-image: url(https://www.pentascope.nl/wp-content/uploads/2018/01/Pentascope-homepage-02-2-1.png);background-color: transparent;background-size: cover;background-position: top center;background-attachment: scroll;background-repeat: no-repeat;}#stuning-header div.page-title-inner {min-height: 300px;}