Visitatie met dialogen

Onze aanpak leidt tot een visitatie conform de eisen die SVWN daaraan stelt met een ‘plus’. Centraal in de aanpak staan de dialogen waarin we in gesprek gaan met de belanghebbenden over jullie prestaties, jullie relatie met hen, de mate waarin zij tevreden zijn over de invloed die zij hebben op jullie beleid en jullie betekenis in het lokale netwerk.

 

Essentieel in de aanpak is dat de corporatie zich niet “laat” beoordelen maar dat zij zich bewust uitspreekt over wat zij van zichzelf, haar prestaties en haar betekenis in het lokale netwerk vindt. Daarvoor schrijft de corporatie een position paper. Wij vragen jullie ook om jezelf te beoordelen en cijfers te geven op de verschillende onderdelen van de methodiek. De oordelen van de belanghebbenden en van de visitatiecommissie die later in het proces gegeven worden, vormen daarmee een spiegel.

 

De visitatie bestaat uit drie fasen:

1. Voorbereiden en verkennen
2. Verdiepen en verbreden
3. Rapporteren en delen

Hieronder beschrijven we de verschillende fasen.

 

Fase 1 Voorbereiden en verkennen

Tijdens deze fase vinden we het belangrijk om samen een proces te ontwerpen dat leidt tot valide en herkenbare resultaten. Enerzijds om te voldoen aan de eisen die SVWN stelt aan het proces en anderzijds om in het proces te waarborgen dat we een goed beeld van de corporatie krijgen. Het draagvlak voor het rapport hangt immers onder andere af van de kwaliteit van het proces.

 

Activiteiten in deze fase

• We maken samen met jullie projectleider een definitief plan van aanpak waarin alle stappen in de tijd worden uitgezet.
• Jullie schrijven de position paper waarin jullie aangeven waar je voor gaat en waar je staat.
• Aan de hand van de prestatieafspraken en de position paper, bepalen we in overleg op welke lokale onderwerpen jullie worden beoordeeld.
• We maken samen een eerste overzicht van de belanghebbenden die we betrekken.
• Jullie nodigen de interne gesprekspartners en externe belanghebbenden uit voor de gesprekken/dialogen.
• Jullie verzamelen documenten en informatie aan de hand van de lijst uit het visitatiekader en plaatsen deze op een door ons gefaciliteerde beveiligde omgeving.
• Er is een gezamenlijke startbijeenkomst waarbij we kennismaken met elkaar en de aanpak. De position paper wordt daarin besproken. Het proces en de te betrekken personen worden getoetst. Hierbij zijn (een vertegenwoordiging van) de raad van commissarissen, het bestuur, het management, de visitatiecommissie aanwezig en eventueel een vertegenwoordiging van jullie huurdersvertegenwoordiging.

 

Fase 2 Verdiepen en verbreden

Het doel van deze fase is om een goed beeld te krijgen van de maatschappelijke prestaties van de corporatie en de omstandigheden waarin deze zijn gerealiseerd.

 

Tijdens deze fase vinden de volgende activiteiten plaats. Onder de plaat lichten we ze toe.

 

Overzicht prestaties en zelfbeeld: wat hebben jullie de afgelopen vier jaar gedaan?

In deze activiteit maken wij een voorzet voor het overzicht van prestatieafspraken en realisatie op basis van de prestatieafspraken en de monitoring daarvan. Jullie vullen dit overzicht aan met prestaties die niet in de prestatieafspraken zijn vastgelegd maar die jullie graag mee willen laten wegen in de visitatie. Presteren naar Opgaven (PnO) is gebaseerd op de lokale prestatieafspraken en hanteert ook de daarin gebruikte terminologie. Zo is het herkenbaar voor jullie zelf, de huurders, gemeenten en belanghebbenden. Jullie geven ook jezelf een cijfer voor de prestaties die jullie geleverd hebben.

 

Verdiepende gesprekken management: waarom doen jullie wat jullie doen?

Allereerst verdiepen wij ons in jullie omgeving en documenten. Hiermee bereiden wij onze gesprekken voor. We starten met een aantal interne, verdiepende gesprekken met het bestuur en het management. Met de Raad van Commissarissen verdiepen we het gesprek over de manier waarop zij hun maatschappelijke rol vormgeven.

 

Dialoog medewerkers: hoe tevreden zijn zij over de prestaties en de relatie met belanghebbenden?

De tevredenheid over de prestaties, de relatie en jullie betekenis in het lokale netwerk bespreken we in een dialoogsessie met een groep van 10-40 medewerkers uit de verschillende afdelingen. De directeur-bestuurder is hierbij, introduceert de thema’s en geeft zijn eigen waardering. Daarna is hij aanwezig als toehoorder. In ongeveer 3 uur tijd gaan we op een dynamische manier in gesprek. We nodigen medewerkers uit om vanuit hun eigen functie en perspectief de prestaties van de corporatie te waarderen en verbetermogelijkheden aan te geven.

 

Een dialoog met medewerkers:

• maakt medewerkers bewust van hun eigen bijdrage aan het grotere geheel;
• maakt de diverse posities van waaruit individuele medewerkers beoordelen, zichtbaar;
• draagt bij aan kritische zelfreflectie;
• zorgt voor betrokkenheid bij de uitkomsten van de visitatie, zowel bij het rapport als de mening van de belanghebbenden;
• geeft direct handvatten voor verbetering.

Verdiepende gesprekken extern: hoe waarderen gemeenten en huurders jullie prestaties, de lokale driehoek en de relatie met jullie?

Met de gemeenten en de huurdersorganisaties voeren we aparte verdiepende gesprekken. Aan deze gesprekken kunnen meer mensen deelnemen. Het gaat in de gesprekken over de waardering van de prestaties, over de kwaliteit van de prestatieafspraken, het proces waarin ze tot stand komen de waardering van de relatie en de invloed op het beleid.

 

Dialoog belanghebbenden: hoe waarderen de belanghebbenden jullie prestaties en de relatie?

De thema’s uit de lokale prestatieafspraken zijn onderwerp van gesprek in de dialoogsessie met de belanghebbenden. Aan de dialoogsessies kunnen 10-40 belanghebbenden deelnemen. De onderwerpen en belanghebbenden verdelen we over kleine tafels met een lid van de visitatiecommissie als gespreksleider. Aan iedere tafel en bij ieder onderwerp gaat een divers gezelschap in gesprek. Net als bij de interne dialoogsessie introduceert de directeur-bestuurder de thema’s met de afspraken en de waardering van de gerealiseerde prestaties. De deelnemers verkennen het onderwerp, geven hun waardering in de vorm van een cijfer en formuleren verbetermogelijkheden. Het regelmatig wisselen van tafel, onderwerp en gezelschap tijdens de bijeenkomst, zorgt voor een breed beeld van jullie prestaties. De bestuurder kan als toehoorder van de ene tafel naar de ander gaan. Ter voorbereiding op de dialoogsessie krijgen alle deelnemers factsheets met een samenvatting van de prestaties op de thema’s. Ook bellen wij vooraf met alle deelnemers over de werkwijze in de dialoog, zodat iedereen voorbereid kan meedoen. Wij overleggen vooraf met jullie over de samenstelling van de groep deelnemers: is het gezelschap divers genoeg, is er op alle onderwerpen voldoende inbreng mogelijk, is er een mix van kritisch en positief en zijn er belanghebbenden uit de leefwereld en de systeemwereld?

 

Rondrit: waar zijn jullie trots op en wat zijn de aandachtspunten?

Om voeling te krijgen met jullie werkgebied en jullie bezit doen we een rondrit langs (een deel van) jullie bezit. Dit doen we graag onder begeleiding van iemand van jullie. Het liefst ontmoeten wij tijdens deze rondleiding ook een aantal huurders.

 

Activiteiten in deze fase

• Samenstellen van een overzicht van de prestatieafspraken en de realisatie (voorzet Pentascope, aanvullen door corporatie)
• Voeren van verdiepende gesprekken met diverse mensen intern (per gesprek ongeveer een uur)
• Een organisatiedialoog van een dagdeel met ong. 10-40 medewerkers in aanwezigheid van bestuurder en projectleider (corporatie nodigt medewerkers uit)
• Verdiepende gesprekken met de wethouders en de huurdersorganisaties (corporatie regelt afspraken)
• Belanghebbendendialoog met 10-40 deelnemers (een dagdeel in aanwezigheid van de bestuurder en projectleider, corporatie zorgt voor uitnodigingen, Pentascope benadert belanghebbenden vooraf)
• Rondrit (ongeveer anderhalf uur Pentascope samen met een of twee medewerkers)

Fase 3 Rapporteren en delen

In deze fase stelt de visitatiecommissie het rapport op. Het doel is om onze beelden en oordelen te delen met de corporatie. We streven ernaar om een rapport te schrijven waarin jullie jezelf herkennen: zowel in de prestaties en de positieve punten als in de verbeterpunten. Een rapport waarmee jullie aan de slag kunnen en willen.

 

Ons oordeel

Wij vormen een eindoordeel op basis van:

• de eigen bevindingen tijdens de hele visitatie;
• de prestaties aan de hand van de prestatieafspraken, de ambities, de individuele gesprekken en de organisatiedialoog;
• de waardering die de belanghebbenden hebben gegeven in de gesprekken en de dialoog.

 

Ook geven wij conform de methodiek 6.0 een reflectie op de kwaliteit en het proces van de prestatieafspraken. We geven daarin inzicht en kleuring aan wat lokaal is afgesproken en hoe compleet, creatief, stimulerend of mogelijk weinigzeggend de afspraken zijn. Wat betreft het toezicht wordt de aandacht in de 6.0 versie uitsluitend gericht op de maatschappelijke oriëntatie van de RvC.

 

Wij analyseren, interpreteren en beoordelen al deze beelden in samenhang met elkaar en in relatie tot het visitatiekader. In het eindrapport beschrijven we de beoordelingen en de totstandkoming daarvan op een leesbare en aansprekende manier. Het resultaat is het oordeel van de visitatiecommissie volgens methodiek versie 6.0.

 

Het rapport

Het eindrapport is in totaal ongeveer 50 pagina’s waarin wij ons oordeelgeven op basis van het kader, zoals opgesteld door de SVWN. De rapportage bestaat uit:

• de beoordeling in het kort: de recensietekst inclusief de terugblik op het vorige visitatierapport en de position paper, de integrale scorekaart en een samenvatting van de bevindingen;
• een transparante toelichting op het oordeel, gegroepeerd naar de vier perspectieven ‘presteren naar opgaven en ambities’, ‘presteren volgens belanghebbenden’, ‘presteren naar vermogen’ en ‘governance’; in dit onderdeel zijn de oordelen van de verschillende groepen belanghebbenden te herkennen: het zelfbeeld van de corporatie, het beeld van de externe belanghebbenden en het oordeel van de visitatiecommissie.

 

Daarnaast bevat het rapport de position paper en de voorgeschreven bijlagen. De eindrapportage voldoet aan de (vorm)eisen die SVWN hieraan stelt. De bestuurlijke reactie is een apart document, geschreven door de bestuurder en de RvC.

 

Activiteiten in deze fase

• Wij bespreken het conceptrapport met de bestuurder en de projectleider. Feitelijke onjuistheden kunnen dan worden gecorrigeerd.
• We leveren het besproken eindrapport aan bij SVWN ter beoordeling.
• We leveren het definitieve rapport op aan jullie.
• We presenteren, indien gewenst, alle bevindingen en reflecties in een gezamenlijke bijeenkomst met onder andere het bestuur en de Raad van Commissarissen.
• Het bestuur schrijft samen met de RvC een reactie op het visitatierapport en dan is de visitatie afgerond.

Rijker visiteren met Pentascope

Op de inspiratiebijeenkomst van SVWN hebben de aanwezige corporaties verteld wat ze aan een visitatie hebben en wat ze er graag aan zouden willen hebben. Als Pentascope hebben we op basis daarvan een aantal uitgangspunten geformuleerd die naar ons idee kunnen leiden tot een rijkere visitatie. Vervolgens hebben we dat vertaald naar een mogelijke inhoud en aanpak voor een dynamische visitatie, waarbij de corporatie en de belanghebbenden intensief betrokken zijn. We streven naar een visitatie die het goede gesprek tussen corporatie en belanghebbenden verstevigt en zo weinig mogelijk ballast met zich meebrengt.

Uitgangspunten

• Meer gericht op de toekomst en minder op de afgelopen periode.
• Meer gericht op verbeteringsmogelijkheden dan op het constateren van gebreken.
• We kiezen de twee belangrijkste thema’s als onderwerp voor de beoordeling van de maatschappelijke prestaties. Thema’s die belangrijk zijn voor de corporatie en het werkgebied. En dus geen beoordeling over de volle breedte.
• Gericht op datgene dat kan en moet groeien: verbreden van goede prestaties en ontwikkelen van wat beter kan.
• De prestaties op deze twee thema’s verbinden we met de rol van de corporatie in het netwerk: hoe ervaren de netwerkpartners (dus ook de corporatie) dit.
• In het gesprek met belanghebbenden is de leefwereld aan het woord: in kleine groepen zoeken we de diepte op.
• Naast de twee thema’s beperken we de ‘verplichte kost’. We focussen op de manier waarop belanghebbenden betrokken zijn.
• Een aantal mensen uit jullie organisatie zijn aanwezig bij de gesprekken.
• We zijn open in onze afwegingen en daarom kan iemand uit de organisatie erbij zijn als de visitatiecommissie het rapport bespreekt en bij alle gesprekken zijn die de commissie over de visitatie heeft.

En concreter: wat gaan we doen?

De twee inhoudelijke thema’s en de verplichte kost vormen de drie onderwerpen van de visitatie. Die drie onderwerpen verkennen we in 3 dagen met elkaar en met jullie belanghebbenden.

Op de twee inhoudelijke dagen doen we:

• in de ochtend bespreken we met 2 of 3 van jullie het thema en bereiden samen de dialoog in de middag voor, uitmondend in een korte presentatie;
• ’s middags is de dialoog over het thema, in een gemengde groep van medewerkers en externe, directe belanghebbenden (uit de leefwereld);
• tijdens de dialoog komen de prestaties, de verwachtingen, de relaties, het proces in het netwerk, en de verbeterpunten aan de orde.

Voor de verplichte kost hebben we een aantal gesprekken:

• 1 met de rvc/bestuur/controller/verantwoordelijke voor de prestatieafspraken over de monitoring, maatschappelijke oriëntatie en de prestatieafspraken;
• 1 met de gemeenten en huurdersvertegenwoordigingen over de (prestatie)afspraken.

Daarna schrijven we een beknopt rapport van 10-15 A4, waarin de perspectieven per thema zijn gegroepeerd. Dat leidt tot 3 hoofdstukken in een slank rapport.

Als je dit experiment met ons wilt aangaan, gaan we graag in gesprek om de inhoud en aanpak te verfijnen zodat je wensen ten aanzien van de visitatie maximaal worden gerealiseerd. Daarbij willen we best nog verder oprekken dan bovenstaand voorstel. Neem voor een gesprek contact op met Joos Jacobs of Germa Reivers.