Maatschappelijke visitaties van woningcorporaties

Maatschappelijke visitaties geven een (gestructureerde) beoordeling over het maatschappelijk presteren van de individuele corporatie. Pentascope voert deze visitaties uit en is daarvoor geaccrediteerd door de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN). Een visitatie moet u inzicht geven in uw maatschappelijke prestaties. Daarom krijgt u van ons een helder en overzichtelijk rapport volgens de richtlijnen van SVWN. Om te komen tot het rapport doen we een visitatie met dialogen voor de corporatie die maximaal leereffect wil halen uit de visitatie.

Visitatie met dialogen

Als u de visitatie wilt benutten om met uw omgeving in gesprek te gaan en intern de focus op de maatschappelijke prestaties van uw organisatie te versterken, dan is onze aanpak met dialogen de geëigende manier. Het stimuleert uw organisatie en uw omgeving om expliciet te zijn over uw maatschappelijke prestaties. Bovendien bent u zelf aanwezig bij het gesprek met de belangrijkste stakeholders zodat u hun opvattingen uit eerste hand hoort en kan volgen hoe de visitatiecommissie tot haar oordeel komt. Deze vorm van visiteren is bij uitstek geschikt voor corporaties die de visitatie ook willen benutten om er als organisatie van te leren. De aanpak met dialogen is de variant die het meest kenmerkend is voor de visitatieaanpak van Pentascope. Deze aanpak kent vier fasen:

In de voorbereidingsfase maken we de planning waarin alle stappen in de tijd zijn uitgezet. Er vindt een startbijeenkomst van anderhalf uur plaats waarin de visitatiecommissie wordt voorgesteld aan de Raad van Bestuur, het managementteam/de staf van de wooncorporatie en (een vertegenwoordiging van) Raad van Commissarissen. De visitatiemethodiek wordt uiteengezet en het proces van de visitatie zoals communicatie, het inhoudelijke proces van informatie verzamelen en het uitnodigen van stakeholders. Het resultaat van deze fase is een gedeeld plan van aanpak voor de visitatie.

In de verkenningsfase vindt verzameling van relevante informatie plaats. De corporatie verzamelt de documenten aan de hand van de lijst zoals gesteld in het visitatiekader. De visitatiecommissie vormt zich een beeld van de corporatie, de omgeving waarin zij acteert, de ambities en de gerealiseerde resultaten. Op basis van kort brononderzoek en enkele gesprekken met belangrijke stakeholders worden de relevante thema’s bepaald voor de volgende fasen. Behalve de prestatievelden uit het visitatiestelsel is er aandacht voor ‘blinde vlekken’, zaken die de stakeholders belangrijk vinden en die niet als zodanig in de ambities van de corporatie zijn te herkennen of in het visitatiestelsel zijn benoemd. De te betrekken stakeholders worden in overleg met de corporatie bepaald. Het resultaat is dat de relevante thema’s en de te betrekken stakeholders zijn vastgesteld. Zo wordt het kader van SVWN geplaatst in de context waarbinnen een corporatie haar maatschappelijke prestaties levert.

In de onderzoeksfase spreekt de visitatiecommissie met de in- en externe belanghouders en bestudeert ze de documenten. In deze fase is het specifieke en onderscheidende van de Pentascope aanpak zichtbaar en merkbaar. Het oordeel van de visitatiecommissie wordt in de onderzoeksfase transparant in een aantal stappen opgebouwd. Het onderzoek bestaat uit een intern en een extern deel.

In de eindfase formuleert de visitatiecommissie haar oordelen op basis van de opgehaalde beelden in een conceptrapport. De visitatiecommissie legt het conceptrapport voor aan de Raad van Bestuur en/of de projectgroep die feitelijke onjuistheden kunnen aangeven. Vervolgens wordt het rapport als definitief concept opgeleverd aan de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland die het rapport toetst op het voldoen aan voorgeschreven visitatiemethodiek en op de transparantie van het oordeel. Daarna wordt het definitieve rapport opgeleverd. Optioneel is de presentatie van alle bevindingen en reflecties in een gezamenlijke bijeenkomst met de Raad van Bestuur en de Raad van Commissarissen. Het resultaat van de visitatie voor de corporatie bestaat uit een eindrapport van in totaal ongeveer 50 pagina’s waarin het oordeel van de visitatiecommissie wordt gegeven op basis van het kader, zoals opgesteld door de SVWN.

Lees verder voor onderzoeksfase

We gaan in onze methodiek ervan uit dat iemand die beoordeeld wordt, hiervan meer leert als hij eerst zelf een oordeel over het eigen presteren heeft. We noemen dit het zelfbeeld. Het bestuur schrijft bij het begin van een visitatie een position paper over wie de corporatie is, waar ze voor staat, wat ze wil bereiken en waar ze nu staat. Ook vult de corporatie een gestructureerde vragenlijst in voor het zelfbeeld. Hierin worden de prestaties per perspectief en naar thema weergegeven. Bijvoorbeeld over het perspectief ‘presteren naar opgaven en ambities’ wordt gevraagd wat de opgaven, plannen en prestaties zijn op het gebied van huisvesting van de primaire doelgroep, de kwaliteit van de woningen en het woningbeheer, de huisvesting van doelgroepen met bijzondere voorzieningen in huisvesting, (des)investeren in vastgoed en kwaliteit van buurten en wijken. Ook vragen wij uw eigen oordeel over deze prestaties: hoe tevreden bent u zelf over de prestaties? Dit is het zelfbeeld. De vragenlijst wordt meestal ingevuld door een beperkt aantal medewerkers van de corporatie.

De visitatiecommissie toetst het zelfbeeld door middel van een of meer organisatiedialogen. Een organisatiedialoog is een bijeenkomst van een dagdeel waarin ongeveer 10-14 medewerkers in aanwezigheid van bestuurder en interne projectleider van de visitatie de resultaten uit de vragenlijst aanvullen, en de herkenbaarheid en het draagvlak van het zelfbeeld binnen de organisatie aangeven.  Per dialoog kunnen vier à vijf prestatievelden worden besproken. De resultaten van een organisatiedialoog zijn:

  • ze draagt bij aan kritische zelfreflectie;

  • er ontstaat een breder draagvlak voor de uitkomsten van de visitatie in de eigen organisatie omdat meer medewerkers er actief bij zijn betrokken;

  • medewerkers zijn in gesprek over de maatschappelijke prestatie en hun beeld over de ontwikkeling van de corporatie daarin;

  • medewerkers plaatsen hun dagelijkse activiteiten in het kader van de ambities van de corporatie;

  • er ontstaat diepgang bij de visitatiegesprekken;

  • er is inzicht in mogelijkheden ter verbetering.

Als er meerdere dialogen plaatsvinden, kan langs een aantal lijnen gesplitst worden. Bijvoorbeeld één een dialoog over de ‘hardere’ onderwerpen als vastgoedstrategie en onderhoud en een dialoog over de meer sociale aspecten zoals zorg, welzijn, leefbaarheid en huurdersparticipatie. Maar ook is een splitsing op wijken mogelijk. Dit is afhankelijk van de aard van (het werkgebied van) de corporatie en haar behoefte aan differentiatie.

Parallel hieraan vindt een interne analyse plaats door de visitatiecommissie. Dit betreft onder andere de omgevingsanalyse en financiële analyse. Een deel van de analyse vindt plaats op basis van brononderzoek en de ingevulde vragenlijst. Aanvullend hierop houdt de visitatiecommissie een aantal validatiegesprekken met de Raad van Bestuur, de Raad van Commissarissen en een aantal managers.

De visitatiecommissie interviewt de belangrijkste stakeholders (vertegenwoordigers van huurders en de deelgemeenten waar de corporatie mee samenwerkt) in een persoonlijk gesprek over hun mening over het maatschappelijk presteren van de corporatie. In deze persoonlijke gesprekken kunnen indien gewenst meerdere mensen deelnemen.

In de ketendialoog vragen we het oordeel van de stakeholders over het maatschappelijk presteren van de corporatie. Onder begeleiding van de visitatiecommissie en in aanwezigheid van een vertegenwoordiging van de corporatie, spreken de stakeholders zich uit over de resultaten van en hun verwachtingen over de corporatie. De visie van de verschillende belanghouders op het thema zal verschillend zijn. Door hierover in gesprek te raken, ontstaat een breder begrip bij de betrokken partijen over de complexiteit van de materie (zoals een integrale aanpak) en de betrekkelijkheid van het eigen belang en oordeel. In een open dialoog over de oordelen en de norm, stellen de gesprekspartners samen de norm. Er is sprake van intersubjectieve oordeelsvorming waarmee de subjectiviteit van de individuele oordelen wordt ondervangen. Een ketendialoog duurt een dagdeel met 10 à 14 stakeholders. Per dialoog kunnen vier à vijf prestatievelden worden besproken. De stakeholders die deelnemen aan de dialoog worden door de visitatiecommissie voorafgaand geïnformeerd over het doel en de werkwijze van de dialoog. Op basis van het aantal stakeholders en de thema’s bepalen we het aantal ketendialogen. Als er meerdere dialogen plaatvinden  worden deze op dezelfde manier ingedeeld als de organisatiedialogen.

De visitatiecommissie vormt een eindoordeel op basis van de eigen bevindingen vanuit de interne analyse, het zelfbeeld van de corporatie uit de ingevulde vragenlijst, de individuele interviews en de organisatiedialogen, en de oordelen van de belanghouders uit de interviews en de ketendialogen. De visitatiecommissie analyseert, interpreteert en beoordeelt al deze beelden in samenhang met elkaar en in relatie tot het visitatiekader en de daarin gestelde normen. In het eindrapport zijn deze beoordelingen en de totstandkoming ervan opgenomen. Zo zorgen wij voor transparantie.

De rapportage bestaat uit:

  • de beoordeling in het kort: de recensietekst, de integrale scorekaart, de samenvatting, de terugblik op het vorige visitatierapport en de position paper;

  • een transparante toelichting op het oordeel, gegroepeerd naar de vier perspectieven ‘presteren naar opgaven en ambities’, ‘presteren naar belanghebbenden’, ‘presteren naar vermogen’ en ‘governance’; in dit onderdeel zijn de oordelen van de verschillende groepen stakeholders te herkennen: het zelfbeeld aangevuld met interne gesprekken, de externe stakeholders en de visitatiecommissie;

  • de bijlagen.

  • grotere interne focus op maatschappelijk presteren;

  • bij medewerkers een heldere relatie tussen ambities en dagelijks werk en meer inzicht in het werk van andere organisatieonderdelen;

  • stakeholdersbetrokkenheid congruent met visie en werkwijze de corporatie;

  • constructieve, transparante dialoog gecreëerd met de omgeving;

  • betrokken stakeholders die zich verbonden voelen;

  • goed inzicht in de werkelijke behoeften en verwachtingen van de maatschappelijke omgeving;

  • beleidsagenda voor de toekomst met breed draagvlak;

  • slagingskans van beleidsagenda sterk toegenomen.

Ervaringen

Pentascope voert sinds 2006 visitaties uit  en heeft veel ervaring in visiteren. Wij hebben visitaties uitgevoerd voor onder andere Wooncompagnie, Woontij, Mozaïek Wonen, Helpt Elkander, Woongoed Middelburg, Huis&Erf, Weller, Woonbron, QuaWonen, Woningbouwvereniging Langedijk, Veenendaalse Woningstichting, Groen Wonen Vlist, AlleeWonen en Dunavie.

“Erg prettig om de visitatie in een groep te doen en niet een op een”

“Het is prikkelend, verhelderend en laat zien dat er conceptueel veel gaande is”

“Dat ze dit durven te doen!”

“Nuttig, noodzakelijk om elkaar te blijven opzoeken en dat niet vanzelfsprekend”

“Leuk inspirerend en dit is een mooie vorm van kwetsbaar opstellen”

 

“De dialoogmethode van Pentascope was de reden om voor hen te kiezen. In de strak geregelde visitatiemethode is dit een onderscheidend element.”

Eric de CeusterWoongoed Middelburg

“Terugkijkend op het proces ben ik daar zeer tevreden over: de dialogen waren confronterend en hartverwarmend en boden vooral een levendige interactie. Daar hebben we veel van geleerd.”

Marcel MeulenHuis&Erf

“Pentascope heeft met kundige mensen onze visitatie gedaan. Het bronmateriaal was verdeeld van kwaliteit. Dit heeft een lovenswaardige wissel getrokken op de kundigheid en flexibiliteit.”

Citaat uit de bestuurlijke reactieMozaïek Wonen

Voor Mozaïek Wonen was de aanwezigheid van bij de organisatie- en ketendialogen zeer verhelderend en inspirerend. Het geeft extra inkleuring aan de opmerkingen en aanbevelingen in het visitatierapport.

Tonny van de Ven- de JongBestuurder AlleeWonen

We hebben in dit proces bewust gekozen voor Pentascope als visiterend bureau. Het enthousiasme waarmee het proces werd opgepakt werkte aanstekelijk en gaf energie. Naast de verplichte gesprekken hebben we interne en externe dialoogsessies georganiseerd. Dit waren voor ons leerzame, waardevolle sessies.

Walter HamersRaad van Bestuur Talis

Relaxed, maar scherp, zacht in de presentatie, overtuigend op de inhoud, weloverwogen analyses, indringende feedback. Prettig om op deze manier te mogen leren.

Kenmerken van de Pentascope aanpak samengevat:

  • Opbouw van het oordeel is transparant; u bent er (deels) bij

  • Concrete vragen aan, en antwoorden van de stakeholders over uw prestatie

  • Normen opgehaald uit de omgeving van de corporatie

  • Gestructureerde ketendialoog geeft inzicht in krachtenveld en keuzes

  • Verankering in eigen organisatie door deelname medewerkers aan dialoog

  • Intensieve werkwijze