Maatschappelijke visitaties van woningcorporaties

Maatschappelijke visitaties geven een (gestructureerde) beoordeling over het maatschappelijk presteren van de individuele corporatie. Pentascope voert deze visitaties uit en is daarvoor geaccrediteerd door de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN). Een visitatie moet u inzicht geven in uw maatschappelijke prestaties. Daarom krijgt u van ons een helder en overzichtelijk rapport volgens de richtlijnen van SVWN. Om te komen tot het rapport doen we een visitatie met dialogen voor de corporatie die maximaal leereffect wil halen uit de visitatie.

Visitatie met dialogen

De lokale context, de afspraken die in de lokale driehoek worden gemaakt en de bijdragen van de corporatie in haar omgeving staan centraal in visitatiemethodiek 6.0. Dat maakt visitatie een goede manier om met elkaar, met de belanghebbenden en met de visitatiecommissie in gesprek te gaan.

Worden de prestaties van de corporatie gezien en gewaardeerd in haar omgeving? En wat betekent dat voor haar toekomstige rol en keuzes? Bij een visitatie door Pentascope vindt dat gesprek open, eerlijk en diepgaand plaats. Het proces van de visitatie is in onze ogen net zo waardevol als het uiteindelijke rapport.

Daarom pakken wij de visitatie anders aan: met meer betrokkenheid van de corporatie zelf. In onze ervaring leer je meer als je zelf actief betrokken bent in plaats van als je een visitatie ondergaat. Het vraagt van de corporatie extra inzet maar daar krijg je veel voor terug. Zoals medewerkers die het rapport geïnteresseerd lezen omdat ze er zelf aan hebben bijgedragen, belanghebbenden die constructief meedenken over (toekomstige) keuzes, belanghebbenden die zichzelf, elkaar en de corporatie zien als een netwerk waaraan ieder een bijdrage levert. En daarmee al tijdens de visitatie met elkaar verbeteren.

Wat maakt onze aanpak anders?

  • We gaan nieuwsgierig in gesprek over de achtergrond van de gemaakte keuzes.
  • In dialogen gaan de verschillende belanghebbenden, met elkaar en met ons, op een open en dynamische manier in gesprek.
  • Twee of drie van jullie mensen, onder wie de bestuurder, zijn bij de dialogen aanwezig. Jullie horen direct uit de eerste hand de waardering en kennen de context ervan.
  • De diversiteit van de deelnemende partners aan de dialogen zet jullie prestaties in een breder perspectief, de diversiteit van belangen relativeert het eigenbelang.
  • We werken met een commissie die weinig eigen (voor-)oordelen heeft over hoe de branche zou moeten functioneren. De methode zorgt ervoor dat er een gezaghebbend oordeel ontstaat.

Onze aanpak leidt tot een visitatie conform de eisen die SVWN daaraan stelt met een ‘plus’. Centraal in de aanpak staan de dialogen waarin we in gesprek gaan met de belanghebbenden over jullie prestaties, jullie relatie met hen, de mate waarin zij tevreden zijn over de invloed die zij hebben op jullie beleid en jullie betekenis in het lokale netwerk.

Ook nu in de ‘Corona-tijd’ kan een visitatie digitaal doorgaan

  • We hebben uitgebreid ervaring met online ondersteuning van gesprekken en dialogen.
  • Verdiepende gesprekken doen we met Zoom, Teams of een andere tool die online gesprekken faciliteert.
  • De dialogen doen we online met behulp van Zoom / of een ander tool die subgroepen faciliteert. Ook werken we samen met Synthetron, een online chattool die inbreng van deelnemers ophaalt.
  • We hebben al op verschillende manieren een rondrit langs het bezit gedaan: een film, een presentatie, een reisbeschrijving voor een individuele rondrit. En we laten ons graag verrassen met nog andere vormen.
  • Ook de startbijeenkomst en presentatie van het rapport doen we gewoon online.
  • En natuurlijk passen we ons aan de nieuw ontstane mogelijkheden en beperkingen aan. Samen zoeken we oplossingen.

Essentieel in de aanpak is dat de corporatie zich niet “laat” beoordelen maar dat zij zich bewust uitspreekt over wat zij van zichzelf, haar prestaties en haar betekenis in het lokale netwerk vindt. Daarvoor schrijft de corporatie een position paper. Wij vragen jullie ook om jezelf te beoordelen en cijfers te geven op de verschillende onderdelen van de methodiek. De oordelen van de belanghebbenden en van de visitatiecommissie die later in het proces gegeven worden, vormen daarmee een spiegel.

De visitatie bestaat uit drie fasen:

Voor verdere uitwerking per fase klik op de verschillende fasen

Fase 1 Voorbereiden en verkennen

Tijdens deze fase vinden we het belangrijk om samen een proces te ontwerpen dat leidt tot valide en herkenbare resultaten. Enerzijds om te voldoen aan de eisen die SVWN stelt aan het proces en anderzijds om in het proces te waarborgen dat we een goed beeld van de corporatie krijgen. Het draagvlak voor het rapport hangt immers onder andere af van de kwaliteit van het proces.

Activiteiten in deze fase

  • We maken samen met jullie projectleider een definitief plan van aanpak waarin alle stappen in de tijd worden uitgezet.
  • Jullie schrijven de position paper waarin jullie aangeven waar je voor gaat en waar je staat.
  • Aan de hand van de prestatieafspraken en de position paper, bepalen we in overleg op welke lokale onderwerpen jullie worden beoordeeld.
  • We maken samen een eerste overzicht van de belanghebbenden die we betrekken.
  • Jullie nodigen de interne gesprekspartners en externe belanghebbenden uit voor de gesprekken/dialogen.
  • Jullie verzamelen documenten en informatie aan de hand van de lijst uit het visitatiekader en plaatsen deze op een door ons gefaciliteerde beveiligde omgeving.

Er is een gezamenlijke startbijeenkomst waarbij we kennismaken met elkaar en de aanpak. De position paper wordt daarin besproken. Het proces en de te betrekken personen worden getoetst. Hierbij zijn (een vertegenwoordiging van) de raad van commissarissen, het bestuur, het management, de visitatiecommissie aanwezig en eventueel een vertegenwoordiging van jullie huurdersvertegenwoordiging.

Fase 2 Verdiepen en verbreden

Het doel van deze fase is om een goed beeld te krijgen van de maatschappelijke prestaties van de corporatie en de omstandigheden waarin deze zijn gerealiseerd.

Tijdens deze fase vinden de volgende activiteiten plaats.

Overzicht prestaties en zelfbeeld: wat hebben jullie de afgelopen vier jaar gedaan?

In deze activiteit maken wij een voorzet voor het overzicht van prestatieafspraken en realisatie op basis van de prestatieafspraken en de monitoring daarvan. Jullie vullen dit overzicht aan met prestaties die niet in de prestatieafspraken zijn vastgelegd maar die jullie graag mee willen laten wegen in de visitatie. Presteren naar Opgaven (PnO) is gebaseerd op de lokale prestatieafspraken en hanteert ook de daarin gebruikte terminologie. Zo is het herkenbaar voor jullie zelf, de huurders, gemeenten en belanghebbenden. Jullie geven ook jezelf een cijfer voor de prestaties die jullie geleverd hebben.

Verdiepende gesprekken management: waarom doen jullie wat jullie doen?

Allereerst verdiepen wij ons in jullie omgeving en documenten. Hiermee bereiden wij onze gesprekken voor. We starten met een aantal interne, verdiepende gesprekken met het bestuur en het management. Met de Raad van Commissarissen verdiepen we het gesprek over de manier waarop zij hun maatschappelijke rol vormgeven.

Dialoog medewerkers: hoe tevreden zijn zij over de prestaties en de relatie met belanghebbenden?

De tevredenheid over de prestaties, de relatie en jullie betekenis in het lokale netwerk bespreken we in een dialoogsessie met een groep van 10-40 medewerkers uit de verschillende afdelingen. De directeur-bestuurder is hierbij, introduceert de thema’s en geeft zijn eigen waardering. Daarna is hij aanwezig als toehoorder. In ongeveer 3 uur tijd gaan we op een dynamische manier in gesprek. We nodigen medewerkers uit om vanuit hun eigen functie en perspectief de prestaties van de corporatie te waarderen en verbetermogelijkheden aan te geven.

Een dialoog met medewerkers:

  • maakt medewerkers bewust van hun eigen bijdrage aan het grotere geheel;
  • maakt de diverse posities van waaruit individuele medewerkers beoordelen, zichtbaar;
  • draagt bij aan kritische zelfreflectie;
  • zorgt voor betrokkenheid bij de uitkomsten van de visitatie, zowel bij het rapport als de mening van de belanghebbenden;
  • geeft direct handvatten voor verbetering.

Verdiepende gesprekken extern: hoe waarderen gemeenten en huurders jullie prestaties, de lokale driehoek en de relatie met jullie?

Met de gemeenten en de huurdersorganisaties voeren we aparte verdiepende gesprekken. Aan deze gesprekken kunnen meer mensen deelnemen. Het gaat in de gesprekken over de waardering van de prestaties, over de kwaliteit van de prestatieafspraken, het proces waarin ze tot stand komen de waardering van de relatie en de invloed op het beleid

Dialoog belanghebbenden: hoe waarderen de belanghebbenden jullie prestaties en de relatie?

De thema’s uit de lokale prestatieafspraken zijn onderwerp van gesprek in de dialoogsessie met de belanghebbenden. Aan de dialoogsessies kunnen 10-40 belanghebbenden deelnemen. De onderwerpen en belanghebbenden verdelen we over kleine tafels met een lid van de visitatiecommissie als gespreksleider. Aan iedere tafel en bij ieder onderwerp gaat een divers gezelschap in gesprek. Net als bij de interne dialoogsessie introduceert de directeur-bestuurder de thema’s met de afspraken en de waardering van de gerealiseerde prestaties. De deelnemers verkennen het onderwerp, geven hun waardering in de vorm van een cijfer en formuleren verbetermogelijkheden. Het regelmatig wisselen van tafel, onderwerp en gezelschap tijdens de bijeenkomst, zorgt voor een breed beeld van jullie prestaties. De bestuurder kan als toehoorder van de ene tafel naar de ander gaan. Ter voorbereiding op de dialoogsessie krijgen alle deelnemers factsheets met een samenvatting van de prestaties op de thema’s. Ook bellen wij vooraf met alle deelnemers over de werkwijze in de dialoog, zodat iedereen voorbereid kan meedoen. Wij overleggen vooraf met jullie over de samenstelling van de groep deelnemers: is het gezelschap divers genoeg, is er op alle onderwerpen voldoende inbreng mogelijk, is er een mix van kritisch en positief en zijn er belanghebbenden uit de leefwereld en de systeemwereld?

Rondrit: waar zijn jullie trots op en wat zijn de aandachtspunten?

Om voeling te krijgen met jullie werkgebied en jullie bezit doen we een rondrit langs (een deel van) jullie bezit. Dit doen we graag onder begeleiding van iemand van jullie. Het liefst ontmoeten wij tijdens deze rondleiding ook een aantal huurders. 

Activiteiten in deze fase

  • Samenstellen van een overzicht van de prestatieafspraken en de realisatie (voorzet Pentascope, aanvullen door corporatie)
  • Voeren van verdiepende gesprekken met diverse mensen intern (per gesprek ongeveer een uur)
  • Een organisatiedialoog van een dagdeel met ong. 10-40 medewerkers in aanwezigheid van bestuurder en projectleider (corporatie nodigt medewerkers uit)
  • Verdiepende gesprekken met de wethouders en de huurdersorganisaties (corporatie regelt afspraken)
  • Belanghebbendendialoog met 10-40 deelnemers (een dagdeel in aanwezigheid van de bestuurder en projectleider, corporatie zorgt voor uitnodigingen, Pentascope benadert belanghebbenden vooraf)
  • Rondrit (ongeveer anderhalf uur Pentascope samen met een of twee medewerkers)

Fase 3 Rapporteren en delen

In deze fase stelt de visitatiecommissie het rapport op. Het doel is om onze beelden en oordelen te delen met de corporatie. We streven ernaar om een rapport te schrijven waarin jullie jezelf herkennen: zowel in de prestaties en de positieve punten als in de verbeterpunten. Een rapport waarmee jullie aan de slag kunnen en willen.

Ons oordeel

Wij vormen een eindoordeel op basis van:

  • de eigen bevindingen tijdens de hele visitatie;
  • de prestaties aan de hand van de prestatieafspraken, de ambities, de individuele gesprekken en de organisatiedialoog;
  • de waardering die de belanghebbenden hebben gegeven in de gesprekken en de dialoog.

Ook geven wij conform de methodiek 6.0 een reflectie op de kwaliteit en het proces van de prestatieafspraken. We geven daarin inzicht en kleuring aan wat lokaal is afgesproken en hoe compleet, creatief, stimulerend of mogelijk weinigzeggend de afspraken zijn. Wat betreft het toezicht wordt de aandacht in de 6.0 versie uitsluitend gericht op de maatschappelijke oriëntatie van de RvC.

Wij analyseren, interpreteren en beoordelen al deze beelden in samenhang met elkaar en in relatie tot het visitatiekader. In het eindrapport beschrijven we de beoordelingen en de totstandkoming daarvan op een leesbare en aansprekende manier. Het resultaat is het oordeel van de visitatiecommissie volgens methodiek versie 6.0.

Het rapport

Het eindrapport is in totaal ongeveer 50 pagina’s waarin wij ons oordeelgeven op basis van het kader, zoals opgesteld door de SVWN. De rapportage bestaat uit:

  • de beoordeling in het kort: de recensietekst inclusief de terugblik op het vorige visitatierapport en de position paper, de integrale scorekaart en een samenvatting van de bevindingen;
  • een transparante toelichting op het oordeel, gegroepeerd naar de vier perspectieven ‘presteren naar opgaven en ambities’, ‘presteren volgens belanghebbenden’, ‘presteren naar vermogen’ en ‘governance’; in dit onderdeel zijn de oordelen van de verschillende groepen belanghebbenden te herkennen: het zelfbeeld van de corporatie, het beeld van de externe belanghebbenden en het oordeel van de visitatiecommissie.

Daarnaast bevat het rapport de position paper en de voorgeschreven bijlagen. De eindrapportage voldoet aan de (vorm)eisen die SVWN hieraan stelt. De bestuurlijke reactie is een apart document, geschreven door de bestuurder en de RvC.

Activiteiten in deze fase

  • Wij bespreken het conceptrapport met de bestuurder en de projectleider. Feitelijke onjuistheden kunnen dan worden gecorrigeerd.
  • We leveren het besproken eindrapport aan bij SVWN ter beoordeling.
  • We leveren het definitieve rapport op aan jullie.
  • We presenteren, indien gewenst, alle bevindingen en reflecties in een gezamenlijke bijeenkomst met onder andere het bestuur en de Raad van Commissarissen.
  • Het bestuur schrijft samen met de RvC een reactie op het visitatierapport en dan is de visitatie afgerond.
  • grotere interne focus op maatschappelijk presteren;

  • bij medewerkers een heldere relatie tussen ambities en dagelijks werk en meer inzicht in het werk van andere organisatieonderdelen;

  • stakeholdersbetrokkenheid congruent met visie en werkwijze de corporatie;

  • constructieve, transparante dialoog gecreëerd met de omgeving;

  • betrokken stakeholders die zich verbonden voelen;

  • goed inzicht in de werkelijke behoeften en verwachtingen van de maatschappelijke omgeving;

  • beleidsagenda voor de toekomst met breed draagvlak;

  • slagingskans van beleidsagenda sterk toegenomen.

Ervaringen

Wij hebben visitaties uitgevoerd voor onder andere:

Ons Doel, Baston Wonen, Acantus, Waterweg Wonen, Havensteder, Trivire, MeerWonen, Woonwenz, Woonvizier, Woonveste, Domein, Tablis Wonen, Beter Wonen IJsselmuiden, Woonstichting Valburg, de Sleutels, Mercatus, Tiwos, Zayaz, Woongoed Middelburg, Vivare, Accolade, Thuisvester, Idealis, Talis, AlleeWonen, RWS partner in wonen, HW Wonen, Mozaïek Wonen, Wooncompagnie, Woontij, Helpt Elkander, QuaWonen, Woningbouwvereniging Langedijk, Huis & Erf, Weller, Welwonen, Woonbron, Veenendaalse Woningstichting, Groen Wonen Vlist, Woningbouwstichting Samenwerking, Woningbouwvereniging Van Erfgooiers BCM Wonen en de Woningstichting.

“Erg prettig om de visitatie in een groep te doen en niet een op een”

“Het is prikkelend, verhelderend en laat zien dat er conceptueel veel gaande is”

“Dat ze dit durven te doen!”

“Nuttig, noodzakelijk om elkaar te blijven opzoeken en dat niet vanzelfsprekend”

“Leuk inspirerend en dit is een mooie vorm van kwetsbaar opstellen”

“Het was een intensief en leerzaam traject. De dialoogsessies gaven echt een extra dimensie en dit heeft veel bruikbare informatie opgeleverd, die ondersteunend is aan onze ingezette koers!” Natasja Dijkgraaf, l’escaut

 

“Pentascope voorziet de visitatie met experimenten van een extra dimensie.” Peter Herens, Waterweg Wonen

 

“Visitatie is een strak genormeerd en intensief proces. Door de open en no-nonsense opstelling van Pentascope is alles goed verlopen. Het was een toegevoegde waarde dat we met dialoogsessies hebben gewerkt.” Peter Hoogvliet, MeerWonen

 

Visiteren met Pentascope betekent daadwerkelijk de dialoog aangaan. De dialoog brengt je  “Pentascope heeft echt kwaliteit geleverd. Betrouwbaar, met aandacht ook voor ieders belang, snel en gestructureerd. We hebben geleerd van het traject wat we met Pentascope hebben doorlopen.” Thuisvester

 

“We hebben in dit proces bewust gekozen voor Pentascope als visiterend bureau. Het enthousiasme waarmee het proces werd opgepakt werkte aanstekelijk en gaf energie. Naast de verplichte gesprekken hebben we interne en externe dialoogsessies georganiseerd. Dit waren voor ons leerzame, waardevolle sessies.” Tonny van de Ven-de Jong, AlleeWonen

 

“Relaxed, maar scherp, zacht in de presentatie, overtuigend op de inhoud, weloverwogen analyses, indringende feedback. Prettig om op deze manier te mogen leren.” Walter Hamers, Talis

Kenmerken van de Pentascope aanpak samengevat:

  • Opbouw van het oordeel is transparant; u bent er (deels) bij

  • Concrete vragen aan, en antwoorden van de stakeholders over uw prestatie

  • Normen opgehaald uit de omgeving van de corporatie

  • Gestructureerde ketendialoog geeft inzicht in krachtenveld en keuzes

  • Verankering in eigen organisatie door deelname medewerkers aan dialoog

  • Intensieve werkwijze

  • En kan ook digitaal